CAFM-Systeme (Computer-Aided Facility Management) sind seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil des Facility Managements. Doch wie viele andere Technologien hat sich auch CAFM im Laufe der Zeit stark weiterentwickelt. Vom sperrigen On-Premise-System hin zur flexiblen SaaS-Lösung mit IoT-Integration und BIM-Kompatibilität – die Anforderungen und Lösungen im Bereich Facility Management haben sich gewandelt. In diesem Artikel werfen wir einen (kritischen) Blick auf diese Entwicklung und schauen, wohin die Reise geht.
Abbildung 1: The Evolution of Cloud
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Die Entwicklung von CAFM-Systemen bis heute
Die ersten CAFM-Systeme kamen in den 1980er und 1990er Jahren auf den Markt. Sie waren komplex und kaum für den Facility Manager bedienbar. Vor allem waren sie On-Premise-Lösungen, das heißt, die Software musste lokal auf den Rechnern der Unternehmen installiert werden. Das bedeutete hohe Anschaffungskosten, lange Implementierungszeiten und oft auch die Notwendigkeit, eigenes IT-Personal für die Wartung der Systeme zu haben.
Im Laufe der Jahre wurden die Systeme zunehmend leistungsfähiger und modularer. Die Digitalisierung schritt voran und ermöglichte eine bessere Integration von Daten und Prozessen. CAFM-Systeme entwickelten sich von einfachen Verwaltungswerkzeugen zu umfassenden Plattformen, die verschiedenste Aufgabenbereiche des Facility Managements abdeckten – von der Instandhaltung über das Flächen- bis hin zum Energiemanagement.
Heute wird das klassische CAFM jedoch zunehmend von IWMS (Integrated Workplace Management Systems) und CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) aus dem angelsächsischen Raum herausgefordert. Nutzer, die den Fokus auf Instandhaltung haben und sogar Maschinen in der Instandhaltung betreuen, greifen oft zu CMMS-Systemen. Der stärkere Fokus auf den Menschen und seinen Arbeitsplatz in Bürogebäuden stellt IWMS-Systeme in den Vordergrund.
CAFM-Systeme müssen sich also den veränderten Anforderungen anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Setzen sie verstärkt auf Integration und Flexibilität, um sowohl die Bedürfnisse der Instandhaltung als auch die Anforderungen an das Arbeitsplatzmanagement zu erfüllen? Werden sie also eine Art Plattform, die sowohl operative Aufgaben als auch strategische Entscheidungen unterstützt? Oder gibt es andere Wege?
Neue SaaS-Welt jetzt auch bei CAFM-Systemen
Heute erleben wir immer mehr die Verlagerung in die Cloud. Statt schwerfälliger On-Premise-Installationen setzen immer mehr Unternehmen auf SaaS-Lösungen (Software as a Service). Diese neuen Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen: Sie sind flexibel, skalierbar und benötigen keine aufwendige lokale Installation. Die Updates erfolgen automatisch, sodass die Systeme immer auf dem neuesten Stand sind, und der Zugriff ist von überall möglich – ein wichtiger Aspekt, wenn Facility Manager unterwegs sind oder mehrere Standorte verwalten.
CAFM und IoT
Ein weiterer wichtiger Trend in der Welt der CAFM-Systeme ist die Integration von IoT (Internet of Things). Sensoren und vernetzte Geräte ermöglichen eine detaillierte Echtzeitüberwachung der Gebäude und Anlagen. Das bedeutet, dass Störungen früher erkannt werden können, Wartungsarbeiten vorausschauend geplant und der Energieverbrauch optimiert werden kann. IoT führt zu einem datengetriebenen Facility Management, das nicht mehr nur reagiert, sondern proaktiv agieren kann.
Die Integration von IoT-Technologien in CAFM-Systeme bietet enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung. Zum Beispiel können Sensoren den Zustand von Heizungs- oder Kühlungsanlagen überwachen und automatisch eine Meldung erzeugen, wenn die Werte von den Sollwerten abweichen. Dadurch lassen sich Stillstandzeiten minimieren und die Betriebskosten senken.
Ein aktuelles Beispiel für die Vorteile dieser Technologie ist das Projekt eines Frankfurter Immobilienunternehmens. Das Unternehmen rüstet derzeit seine Heizungsanlagen mit modernen Sensoren aus und verknüpft diese mit dem CAFM-System (hier: SAP EAM). Diese Integration zielt darauf ab, ein hochentwickeltes Dienstleistersteuerungsmodell zu implementieren, das auf automatisierten Prozessen basiert. Die installierten Sensoren sind so konfiguriert, dass sie den Betriebszustand der Heizungsanlagen kontinuierlich überwachen und automatisch Meldungen im
System generieren, wenn die Ist-Werte von den Soll-Vorgaben abweichen. Dies ermöglicht es, Wartungsteams gezielt und effizient einzusetzen, bevor größere Probleme auftreten. Das Projekt steht noch am Anfang, verspricht aber bereits, Stillstandzeiten drastisch zu reduzieren und die Betriebskosten signifikant zu senken. Durch diese proaktive Wartungsstrategie transformiert das Immobilienunternehmen sein Facility Management von einem traditionell reaktiven Ansatz zu einem vorausschauend agierenden Ansatz, der die Potenziale des IoT voll ausschöpft.
BIM und CAFM: Widerspruch oder gehört das zusammen?
Building Information Modeling (BIM) ist ein weiteres Schlüsselwort, das zunehmend in Verbindung mit CAFM genannt wird. BIM steht für die digitale Modellierung von Gebäuden und umfasst detaillierte Informationen über die Struktur und die Komponenten eines Bauwerks. Während die BIM-Methodik während der Planungs- und Bauphase sich langsam verbreitet, bietet es auch nach Fertigstellung eines Gebäudes enorme Vorteile für das Facility Management.
Abbildung 2: BIM-Integration im SAP-basierten CAFM-System
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Ein praxisnahes Beispiel für die Integration von BIM und CAFM bietet eine große Stadt in Nordrhein-Westfalen. Dort werden Stammdaten aus Bauplänen und IFC-Dateien automatisiert in das CAFM-System übernommen, um die BIM-Daten unmittelbar und effektiv für die Nutzungsphase einzusetzen. Dieser Prozess ermöglicht es, Gebäudedaten nahtlos in das laufende Facility Management zu integrieren. Ein wesentlicher Aspekt dieses Projekts war nicht die technische Umsetzung, sondern die Entscheidung, welche Daten für den Betrieb relevant sind. Diese Herausforderung hat deutlich gemacht, wie weit die Technologie bereits fortgeschritten ist. Dieses Beispiel zeigt, dass BIM und CAFM nicht nur technologisch, sondern auch in ihrer Anwendung gut aufeinander abgestimmt gemeinsam zur Effizienzsteigerung im Facility Management beitragen können.
Ausblick auf CAFM & KI
Der Blick in die Zukunft zeigt, dass Künstliche Intelligenz (KI) auch im Facility Management eine immer größere Rolle spielen wird. KI-basierte Analysen können Facility Managern helfen, Trends frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen proaktiv zu ergreifen. Zum Beispiel können Algorithmen Wartungsbedarfe vorhersagen oder Vorschläge zur Optimierung des Energieverbrauchs machen.
Die Integration von KI in CAFM-Systeme könnte dazu führen, dass die Systeme immer mehr zum selbständigen „Facility Manager“ werden, der bestimmte Aufgaben automatisch übernimmt und den Menschen entlastet. Das Ticketsystem eines CAFM kann z.B. von einem Chatbot “übernommen” werden, der die Anfragen der Mitarbeiter automatisch bearbeitet, indem er/sie diese Anfragen analysiert, priorisiert, an die richtigen Teams weiterleitet oder in manchen Fällen sogar direkt bearbeitet. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiger Punkt.
